Macam-Macam Dokumen

Dokumen dapat digolongkan dalam beberapa macam, yaitu menurut:
1).Jenisnya
      a). Dokumen Fisik,adalah dokumen yang menyangkut mater, ukuran berat, tata letak, sarana dan              prasarana, dll..
      b).Dokumen Intelektual, adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi, subjek, metode, penyebaran, cara memperoleh keaslian dokumen, dll..
2).Sifatnya
      a).Dokumen Tektual, adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tulisan.
              Contohnya: Majalah Buku Katalogue, Surat Kabar, dll.
      b).Dokumen Nontektual, adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk peta, grafik, gambar           rekaman, monumen , dll.
3).Bentuk Dokumen
      a).Dokumen Literal, adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, ditulis, atau direkam                              <dikumpulkan diperpustkaan>.
             Contohnya:Buku, Majalah Film,dll.
      b).Dokumen Korporil, adalah dokumen yang berupa benda bersejarah <dikumpulkan di museum>.
             Contohnya:Manuskrip, fosil-fosil manusia purba, tugu, prsasti, dll.
4).Kepentingannya
      a).Dokumen Pribadi, adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi                     pribadi.
              Contohnya:Surat-surat keterangan pribadi.
      b).Dokumen Sejarah, adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah.
              Contohnya:Naskah-nasakah kuno, fosil, tugu, dll.

      c).Dokumen Pemerintah, adalah dokumen  yang berkaitan dengan informasi ketatanegaraan suatu                      pemerintah.
             Contohnya:Undang-undang, Peraturan pemerintah, dll.
     d).Dan dokuemn lain-lainnya sesuai kepentingannya
5).Sumber-Sumber Dokumen
     a).Dokumen Primer, adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau                        langsung  dari sumbernya.
             Contohnya:Paten penelitian, Laporan dikerjai kertas kerja, dll
     b).Dokumen Tersier, adalah dokumen yang memberikan informasi tentang letelatur sekunder.
             Contohnya:Buku, Teks Panduan Literatur, dan Teks Panduan Dibliografi.

Contoh Presentasi Makalah Peluang dan Tantangan Karir Administrasi Perkantoran Dimasa Yang Akan Datang. part2

Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

Adapun jenis-jenis pekerjaan yang dilakukan dikantor, sebagai berikut: 
—  Menghimpun
         Contohnya: Menggunakan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan beita, dan                                menyusunnya. 
—  Mencatat

            Contohnya: Membuat surat, notula, mencatat kegiatan dan membuat tulisan diberbagai media. 
—  Menggandakan

            Contohnya: Photo Copy, mencetak informasi dengan printer atau Risograps. 
—  Mengirim

            Contohnya: Mengirim surat lewat pos, faksmile, e-mail dan mendistribusikan informasi. 
—  Menyimpan
            Contohnya: mentimpan surat/arsip, menyimpan data informasi kekomputer dan menyusun buku                            perpustakaan. — 
 Melakukan Komunikasi

            Contohnya: Bertelepon,korespondensi, chatting, dan teleconference. 
—  Menghitung

            Contohnya: Menghitung data penjualan dan jumlah srana dan prasarana. 
—  Pekerjaan Lainnya

            Contohnya: Pelayanan tamu, kurir, dan petugas kebersihan

Karir

Karir adalah sebuah kata dari bahasa Belanda carriere adalah perkembangan dan kemajuan dalam pekerjaan seseorang. Ini juga bisa berarti jenjang dalam sebuah pekerjaan tertentu.

            Karier merupakan istilah yang didefinisikan oleh Kamus Besar Bahasa Indonesia sebagai perkembangan dan kemajuan baik pada kehidupan, pekerjaan atau jabatan seseorang. Biasanya pekerjaan yang dimaksud adalah pekerjaan yang mendapatkan imbalan berupa gaji maupun uang.

Peluang

Peluang adalah harapan terjadinya suatu kejadian yang dikuantitatifkan.

Jadi peluang dalam Karir adalah Harapan terjadinya suatu kejadian yang dikuantatifkan dalam tercapainya suatu pekerjaan atau jabatan.

Dikuantitatifkan maksudnya adalah membuat deskripsi objektif tentang fenomena terbatas dan menentukan apakah fenomena tersebut dapat dikontrol melalui beberapa intervensi. Fenomena disini maksunya adalah jumlah peluang/ kesempatan yang muncul dan bisa dimanfaatkan.

Tantangan

Tantangan adalah suatu hal atau bentuk usaha yang memiliki tujuan untuk menggugah kemampuan.

Jadi, Tantangan dalam karir adalah suatu hal atau bentuk usaha yang memiliki tujuan untuk menggugah kemampuan dalam tercapainya suatu pekerjaan atau jabatan yang menjadi sebuah tujuan.

Karir Administrasi Perkantoran

Dalam karir administrasi ada beberapa karir yang dapat dijalani sesuai dengan jurusan. Berikut adalah karir yang dapat dijalani oleh administrasi perkantoran, sebagai berikut:

1.Seketaris.

2.Staf Administrasi disuatu lembaga atau perusahaan.

3.Wirausahawan

Seketaris

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.

Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris dan PA . Seperti contohnya  di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.

Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya.

Pekerjaan seketaris

            Adapun pekerjaan yang harus dilakukan soerang seketaris, adalah sebagai berikut: 
Menangani Telepon
— Menerima Tamu 
— Menangani Kas Kecil
— Mengambil Dikte dan Melatinkan
       Mendikte menurut KBBI adalah, sebagai berikut:

            (1) menyuruh orang menulis apa yang dibacakan atau dikatakan;

  (2) Kiasan menyuruh berbuat dan menurut saja seperti yang dikatakannya (dengan tidak boleh membantah): jangan terus mendikte , berikan kepadanya kebebasan berpikir
Sedangkan melantikan adalah adalah menerjemahkan dari sebuah dikte, kata, ucapan, dan sebagainya.

Menyimpan Surat
— Dll.

Pengelompokan pekerjaan  seketaris

Berikut adalah pengelompokan pekerjaan untuk seketaris: 

•  Tugas-Tugas Yang Bersifat Rutin.
•  Tugas-Tugas Khusus
•   Tugas-Tugas Yang Bersifat Kreatif. 
• Melakukan Hubungan Dan Kerja Sama

Seketaris harus menggunakan komunikasi yang efektif

Adapun Kriteria komunikasi yang efektif, sebgai berikut:

• — Penerima mengerti atau memahami isi Pesan.
• — Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan.
• — Penerima mengadakan suatu tindakan(aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.

Tantangan Seketaris

Adapun tantangan bagi seorang seketaris, adalah:

• — Dapat menjalankan tugas yang diberikan oleh pimpinan
• — Dapat berkomunikasi dengan pimpinan dan client
• — Dapat memanfaatkan teknology terbarukan guna mendapatkan hasil kerja yang memuaskan

Syarat Seketaris Yang Mempunyai Kesuksesan 
Adapun syarat yang harus dipenuhi agar sukses dalam berkarir:

• — Mempunyai Sikap sopan dan santun.
• — Mempunyai Keterampilan Surat Menyurat
• — Mempunyai Kemampuan dalam mengelola Kas Kecil
• — Pandai Dalam Berbahasa
• — Kreatif

Staf Administrasi Perkantoran

Staf administrasi perkantoran, adalah staf yang bertanggung jawab mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan administrasi suatu perusahaan atau lembaga.

Staf administrasi juga bertanggung jawab untuk semua urusan administrasi dalam sebuah perusahaan atau lembaga.

Jabatan Administrasi Dalam Dunia Industri 
Adapun jabatan administrasi dalam dunia industry, sebagai berikut:

• — Menejer Administrasi
• — Menejer Kantor
• — Supervisor
• — Staf Administrasi Produksi
• — Staf Administrasi Dokumen
• — Staf Administrasi Operasional
• — Staf Administrasi Ekspo Impor

Tantangan Staf Administrasi Perkantoran 
Adapun tantangan yang harus dihadapi staf administrasi, sebagai berikut:

• — Harus menjadi orang yang metodis
• — Memiliki ketelitian
• — Dapat mengurus organisasi dengan baik
• — Objektiv
• — Mengusai teknology untuk meningkatkan kinerja kerja
• — Berpengetahuan dan wawasan yang luas
• — Memiliki kecerdasan intelektual
• — Memiliki kecerdasan logika

Pengetahuan dan Wawasan Yang Harus Diketahui Staf Administrasi 
Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus dimiliki staf administrasi, sebagai berikut:

• — Pengetahuan akan bidang usaha perusahaan
• — Pengetahuan akan produk perusahaan
• — Pengetahuan akan rekanan pimpinan
• — Pengetahuan akan pesaing perusahaan

Cara Yang Dapat Dilakukan Untuk Menambah Pengetahuan dan Wawasan 
Adapun cara agar pengetahuan dan wawasan dapa bertambah. Berikut adalah cara-caranya:

• — Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media lainnya
• — Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi, dan lainnya
• — Belajar menggunakan isi pemikiran dalam bentuk tulisan

Seorang Staf Administrasi Perlu Memperhatikan Kecerdasan Logika Dalam Emosi 
Adapun yang perlu diperhatikan oleh seorang staf administrasi, antara lain:

• — Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
• — Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan(pengendalian emosi)
• — Memahami emosi orang lain

Wirausahawan 
       Wirausahawan adalah seseorang yang berwirausaha dan ia mampu membuka lapangan kerja yang baru.

       Wirausahawan juga menggunakan kemampuan administrasinya untuk mengelola usahanya serta mengembangkannya agar lebih besar dan lebih banyak lagi lapangan pekerjaan yang ia buka.

Manfaat Menjadi Berwirausaha 
Adapun manfaat menjadi seorang berwirausaha, sebagai berikut:

• — Tidak perlu mencari pekerjaan
• — Dapat membuka lapangan pekerjaan
• — Usaha dikelola sendiri
• — Keuntungan lebih besar
• — Dapat berinovasi kapan pun
• — Kandali perusahaan ditangan sendiri

Tantangan Wirausahawan 
Adapun tantangan yang dihadapi seorang wirausaha, sebgai berikut:

• — Modal
• — Memperluas Pasar Produknya
• — Banyaknya pesaing yang harus ia lawan
• — Harus pandai membuat produk yang menarik
• — Harus mempunyai keratifitas yang tinggi
• — Harus pandai mencari channel
• — Harus berinovasi setiap saat
• — Harus pandai memanfaatkan SDM yang baik
• — Memanfaatkan iptek sebaik mungkin

Kesimpulan

Sekarang pilihan ada pada kalian

Mau Jadi Apakah Kalian Dimasa Yang Akan Datang Seketaris, Staf Administrasi, atau Wirausahawan. Semua Pilihan Ada Peluangnya Dan Tantagan Yang harus Kalian Hadapi

“Jadi Tentukan Pilihanmu Dengan Bijak”

Pepatah pernah mengatakan “Kesempatan Tidaklah Datang Dua Kali”.

Jadi pilihlah dan tentukan dengan memperhatikan segala faktor dan berorientasilah kedepan.

Contoh Presentasi Makalah Peluang dan Tantangan Karir Administrasi Perkantoran Dimasa Yang Akan Datang. Part1

Karir

Karir adalah sebuah kata dari bahasa Belanda carriere adalah perkembangan dan kemajuan dalam pekerjaan seseorang. Ini juga bisa berarti jenjang dalam sebuah pekerjaan tertentu.

Karier merupakan istilah yang didefinisikan oleh Kamus Besar Bahasa Indonesia sebagai perkembangan dan kemajuan baik pada kehidupan, pekerjaan atau jabatan seseorang. Biasanya pekerjaan yang dimaksud adalah pekerjaan yang mendapatkan imbalan berupa gaji maupun uang.

Peluang

Peluang adalah harapan terjadinya suatu kejadian yang dikuantitatifkan.

Maksud kuantitatif, adalah membuat deskripsi objektif tentang fenomena terbatas dan menentukan apakah fenomena tersebut dapat dikontrol melalui beberapa intervensi. Fenomena disini maksunya adalah jumlah peluang/ kesempatan yang muncul dan bisa dimanfaatkan.

Jadi peluang dalam karir adalah harapa terjadinya suatu kejadian yang dikuantitatifkan dalam karir.

Tantangan

Tantangan adalah suatu hal atau bentuk usaha yang memiliki tujuan untuk menggugah kemampuan. Maksudnya adalah sesuatu hal yang harus dihadapi bukan dihindari karena dari tatangan itulah tujuan kita akan tercapai.

Jadi tatangan dalam karir adalah suatu bentuk usaha yang memiliki tujuan unuk menggugah kemampuan dalam tercapainya suatu tujuan dalam berkarir.

Macam-Macam Jabatan Karir Administrasi Perkantoran

1. Menejer Administrasi

Manajer administrasi memiliki tugas yang membedakannya dengan tugas manager kantor. Jika dibedakan lebih lanjut berikut ini perbedaan manajer administrasi dan manajer kantor.

·         Merencanakan konsep utama yang harus dilakukan sesuai visi dan misis perusahaan. Kemudian manajer administratif mensosialisasikannya kepada manajer kantor.

·         Melakukan pengorganisasian segenap sumber daya yang ada pada tingkatan tataran yang paling utama.

·               Membuat prosedur, teknis dan standar operasional kerja (SOP) untuk divisi/unitnya. oleh karenanya, tugas manajer kantor adalah menginformasikan konsep dasar itu kepada stafnya.

·               Membuat keputusan dalam skala internal unitnya masing-masing, sedangkakn manajer kantor tidak dapat memutuskan. Manajer kantor memberikan saran berdasarkan perkembangan data dan sumber informasi lain yang dimilikinya selama di luar dan di dalam perusahaan sehari-hari.

·               Membuat konsep pengembangan unitnya. Sedangkan manajer kantor hanya dapat mengaplikasikannya,

·               Mengawasi setiap bawahan yang berada pada jajaran unitnya masing-masing, mulai dari tingkatan manajer kantor, supervisor hingga staf. Sedangkan manajer kantor hanya mengawasi supervisor dan staf.

2.    Menejer Kantor

Manajer kantor merupakan pejabat yang berada dalam level kedua dalam perkantoran. Manajer kantor kedudukannya adalah asisten bagi top manajer. Oleh karena itu setiap devisi pasti memiliki penamaan yang sama untuk setiap pejabat seperti: manajer pemasaran, manajer keuangan, dan manajer SDM. Adanya tingkat manajer berarti menunjukkan adanya perbedaan hak dan kewajiban di dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.

Oleh karena itu, ada jenis serangkaian tugas yang mengidikasikan bahwa hal itu merupakan tugas manajer kantor. Tugas manajer kantor bersifat praktisa dan operasional. Sifat tugas tersebut merupakan pengaplikasikan dari segenap konsep/gagasan utama yang telah digariskan oleh manajer administratif. Meskipun demikian, bukan berarti level tersebut berlepas tangan dari bentuk aplikasi konkret yang akan atau telah dilaksanakan oleh manajer kantor.

Menurut The Liang Gie, seorang manajer kantor memiliki tugas yang berkaitan erat dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya seperti:

1)      kemampuan memimpin

2)      memiliki latar belakang praktik/pendidikan.

3)      kemampuan melatih

4)      kemampuan mengungkapkan diri

5)      kemampuan bersikap terbuka

6)      keingintahuan

7)      kemampuan mengembangkan kreativitas

8)      kemampuan mempertimbangkan dengan akal sehat dan bijaksana

9)      kemampuan menjual gagasan

10)   kemampuan bekerja sama

11)   sabar.

3.    Supervisor

Menurut Moekijat (1997) tugas supervisor adalah sebagai berikut:

a.     Tugas Pokok

1)      memberi perintah guna melaksanakan tugas

2)      mengawasi tugas karyawan

3)      melatih karyawan

4)      memelihara hubungan baik antar karyawan dengan bijak

b.     Tugas Pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan

1.       merencanakan pekerjaan tiap unit kerja

2.       mengontrol pekerjaan agar selesai tiap waktu

3.       menekankan ketelitian kerja pada karyawan agar efektif dan efisien

4.       mengkoordinasikan pekerjaan dengan unit kerja lainnya

5.       membagi pekerjaan secara adil dan merata sesuai gaji dan tunjangan yang diberikan

6.       mengembangkan metode baru bagi pencapaian produktivitas kerja yang baik

c.      Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan

1)      melatih pekerja sehingga mampu menyelesaikan tugas dengan baik

2)      mengembangkan sistem magang

3)      pendelegasian tanggungjawab

4)      mentolerisasi kesalahan bawahan, namun dapat menunjukkan mana dan bagaimana yang benar

5)      mendamaikan perselisihan antarkaryawan

6)      memberi teguran, pujian, dan hukuman/sanksi

7)      menerapkan disiplin kerja

d.     Tugas pengawas dalam hubungannya dengan atasan

1)      meminta daftar rekap absen dan kemudian membuat absen continous form guna aktivitas payroll

2)      melaporkan pekerjaan bawahan

3)      meminta petunjuk guna penyelesaian konflik yang ada atau meminta saran atas permasalahan yang ada.

4)      bertukan pendapat untuk kepentingan bersama

e.     Tugas penyedia atau pengawas berdasarkan fungsi-fungsi manajemen

1.       Perencanaan

1)      membuat tujuan organisasi

2)      menentukan visi dan misi

3)      membuat anggaran

4)      membuat daftar kebutuhan alat, bahan dan perlengkapan

5)      membuat sistem kerja operasi dan sebagainya

2.      Pengorganisasian

1)      menentukan tugas spesifik bawahan

2)      menentukan koordinasi dan batasan serta hak dan tanggungjawab

3)      menentukan langkah kerja

4)      menentukan metode kerja

5)      menentukan prosedur kerja

6)      menentukan sistem kerja

7)      mencanangkan etos kerja yang tinggi dan sebagainya

3.      Pengarahan

1)      memastikan personil yang tepa sesuai kebutuhan jenis pekerjaan

2)      memotivasi pekerja

3)      memberi petunjuk mana yang salah dan mana yang benar

4)      mengembalikan arah yang menyimpang kepada arah yang benar

4.       Pengawasan

1)      mengontrol anggaran

2)      mengontrol standar kerja

3)      mengontrol proses

4)      mengontrol hasil kerja

5)      mengontrol lokasi kerja

6)      mengontrol kelayakan alat kerja

7)      mengontrol hubungan antarkaryawan dan sebagainya

4.Kepala Cabang

Kepala cabang ialah pimpinan unit perusahaan nan bertugas di kantor nan jauh dan terletak di luar kota atau luar area perusahaan inti/pusat. Kantor cabang biasanya dimiliki oleh perusahaan nan cukup besar.

Tugas dari kepala cabang ialah memimpin perusahaan spesifik di cabang/area ia berada. Kepala cabang biasanya memiliki target-target eksklusif nan harus dipenuhi berkenaan dengan posisi cabangnya.

Posisi ini juga berwenang penuh dalam membuat kebijakan kantor cabangnya. Ia juga bertanggung jawab terhadap keuangan cabang, serta berkewajiban memberikan laporan kepada direksi atau pemiliki perusahaan mengenai perkembangan cabangnya.

Jika kepala cabang mempunyai prestasi baik, apalagi dapat melebihi target, maka ia biasanya dipromosikan ke kantor pusat buat menempati jawabatan nan lebih tinggi.

5.    General Affair/Bagian Umum

General affair atau sering disebut bagian generik ialah jabatan setingkat manajer nan mengurusi hal-hal generik dalam kantor/perusahaan. Seperti penataan asset, penyediaan fasilitas dan inventaris, perawatan gedung, dan sebagainya. Bagian ini membawahi bagian-bagian lain nan berfungsi menunjang kinerja perusahaan seperti staf administrasi, front office, office boy, bagian keamanan, cleaning service, dan supir.

        6. Staf Administrasi

Fungsi primer staf administrasi ialah buat mendukung kelancaran operasional perusahaan dalam layanan administrasi perkantoran, penyediaan fasilitas, serta melaksanakan kegiatan pelayanan perusahaan.

Di antara tugas keadministrasian ialah kegiatan pengarsipan, melakukan surat menyurat dan dokumentasi kegiatan. Setiap hari, staf administrasi melakukan pencatatan dan penilaian mengenai keadministrasian perusahaan dan karyawan. Staf administrasi bertugas mengelola absensi, menyediakan alat tulis kantor, membuat surat pengajuan fasilitas, dan sebagainya.

        7. Marketing

Marketing merupakan ujung tombak perusahaan. Kinerja marketing menentukan perkembangan perusahaan. Bagian ini sinkron namanya bertugas buat menjual barang atau jasa nan diproduksi oleh perusahaan kepada masyarakat.

Marketing bertanggung jawab menciptakan dan mengelola rekanan dengan konsumen. Marketing juga memiliki sasaran penjualan nan disepakati di awal dia bekerja dengan perusahaan.

Marketing perusahaan nan menghasilkan barang bertugas menjual barang secara riil kepada konsumen, biasanya dia membawa barang tersebut kepada calon pembeli. Sementara marketing perusahaan jasa menawarkan berbagai jasa nan dapat dikerjakan oleh perusahaannya kepada klien atau calon konsumen.

Selain bagian-bagian serta fungsinya di atas, masih ada lagi fungsi lain nan bisa dibentuk di sebuah perusahaan. Misalnya sekretaris, bagian ini biasanya perorangan nan ditempatkan di bagian-bagian strategis dengan intensitas dan tanggung jawab tinggi. Sekretaris dapat menjadi staf dari seorang direktur, manajer umum, manajer, dan kepala cabang.

Masih ada bagian dari struktur perusahaan nan tak disebutkan. Selain sebab adanya disparitas istilah, fungsi di atas pun masih dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Namun satu hal nan perlu diperhatikan dalam sebuah struktur perusahaan ialah efisiensi. Setiap bagian harus menunjang efektivitas kinerja perusahaan dalam pencapaian target, bukan sebaliknya malah menjadi beban sebab setiap bagian harus mendapatkan gaji dari perusahaan.

Tantangan yang dihadapi menejer

Adapun tantangan yang dihadapi oleh seorang menejer:

·   harus memiliki kompetensi yang sempurna untuk mampu mengelola semua sumber daya berwujud yang di miliki perusahaan

·   memiliki kualitas untuk memotivasi sumber daya manusia.

·   Memiliki kualitas untuk membangun hubungan positif dengan stakeholders.

·   Memiliki kualitas dan wawasan untuk menghadapi perubahan keinginan pasar.

·   memiliki kreatifitas, dan kualitas dalam memahami produk atau jasa.

Tantangan yang dihadapi supervisor

Adapun tantangan yang dihadapi oleh seorang supervisor:

·   Harus mengetahui Pengetahuan teknis terhadap pekerjaan yang dipimpinnya.

·   Harus mengetahui Ketrampilan administratif (menguasai pekerjaan administrasi, seperti             membuat laporan dll.)

·   Harus mengetahui Kemampuan menyusun rencana untuk mencapai tujuan

·   Harus mengetahui Kemampuan berhubungan dengan orang (baik di dalam maupun di luar unit kerjanya)

·   Harus mengetahui Kemampuan berhubungan dengan orang-orang yang menjadi bawahannya.

Tantangan staf administrasi

Adapun tantangan yang dihadapi oleh seorang staf administrasi:

·   Harus menjadi orang yang metodis

·   Memiliki ketelitian

·   Dapat mengurus organisasi dengan baik

·   Objektiv

·   Mengusai teknology untuk meningkatkan kinerja kerja

·   Berpengetahuan dan wawasan yang luas

·   Memiliki kecerdasan intelektual

·   Memiliki kecerdasan logika

Peluang Menjadi Menejer, Supervisor dan Staf Administrasi

1. Mempunyai kinerja yang baik

Maksudanya, adalah jika mau menjadi menejer, supervisor, atau pun staf administrasi lainnya kita harus memiliki kinerja kerja yang baik. Kinerja yang baik dapat membantu kita dipercaya oleh pimpinan dan pimpinan mampu memberikan kita tanggung jawab yanglebih besar dengan cara promosikan kita sebagai salah satu staf kantor.

2. Mempunyai jiwa berkepemimpinan

Jika kita mempunyai jiwa berkepemimpinan kita akan diperhatikan oleh pimpnan dan jika kita sudah mempunyai jiwa berkepemimpinan dalam diri kita dan didukung oleh kinerja kita tingkah laku dan sebagainya. Kita dapat diberi tanggung jawab sebagai staf kantor yang lebih tinggi

3. Disiplin

Sikap disiplin sangat penting bagi kita bukan hanya untuk mempertahankan jawabatan yang kita tanggung sekarang tapi berguna juga agar kita tetap dipercaya oleh pimpina. Dan itu berguna untuk mempertahankan karir kita ditempat kita bekerja.

Dan jika kita memliki sikap disiplin yang baik bahkan kita dapat dinaik jabatab yang lebih tinggi dari yang kita dapat saat ini.

4. Mempunyai sikap kerja keras

Sikap kerja keras haruslah ditanam sejak dini. Itu untuk mempersiapkan kita dimasa yang akan datang, agar kita tidak tertinggal dengan yang lain.

5. Menyelesaikan tugas yang diberikan tepat waktu

Jika kita menyelesaikan tugas yang diberikan kita dangan tepat waktu kita akan memdapat kepercayaan dari pimpinan. Dan kita juga dapat dipromosikan sebagai salah satu stafnya.

6. Ulet

Ulet adalah satu sikap/perilaku yang baik jika memilikinya. Dan itu berguna untuk agar kita dapat berkerja atau berkarir.

7. Berkompeten

Berkompeten itu berarti kita mempunyai kompeensi yang dapat membantu kita dalam bertugas dan dapat membantu kita dalam menghadapi pesaing sera menjawab seluruhperanyaan serta mampu membantu kita menghadapi sebuah tantangan.

Cara Menjadi Staf Administrasi Yang Profesional

Menurut Burton dkk(2000)

·         Menjadi orang yang efisien dalam mengorganisasi pekerjaan, pengelolaan waktu, menetapkan sikap yang diambil dan penyusunan prioritas kerja.

·         Memahami pemakaian software yang tepat dan dibutuhkan kantor.

·         Memahami prosedur persiapan dan proses komunikasi tertulis, membuat surat, memroses surat masuk dan keluar serta menyiapkan laporan.

·         Memahami konsep dan prosedur equipment oriented – bekerja dengan e-mail, memanfaatkan kalender elektronik, voice mail, local are network (jaringan komputer lokal), online database, dan mengerti penggunaan multimedia.

·         Memahami prosedur dan tata kerja untuk bernegosiasi dengan pelanggan maupun karyawan, baik secara bertatap muka (face to face) di kantor, dalam rapat kerja, menjawab telepon, membuat janji, dan membuat perencanaan perjalanan dinas.

·         Mengoptimalkan penggunaan otomatisasi kantor  – fotokopi, scanner, faxsimile.Memanfaatkan dengan baik sumber data yang kredibel, database maupun internet dalam menggali informasi yang dibutukan pekerjaan perkantoran.

·         Memahami filing dan records control – prosedur-prosedur filing, aturan, sistem, peralatan, hambatan dan penyimpanan.

·         Memahami jasa pelayanan bank yang berhubungan dengan prosedur kantor.

·         Mengetahui pentingnya job campaign dan cara mengumumkannya.

·         Menyadari akan adanya peluang karier dan mobilitas pekerjaan dalam kantor.

Karakteristik Profesional

— Keterampilan yang berdasar pada pengetahuan teoretis

— Asosiasi profesional

— Pendidikan yang ekstensif

— Ujian kompetensi

— Pelatihan institutional

— Lisensi

— Otonomi kerja

— Kode etik

— Mengatur diri

— Layanan publik dan altruisme

— Status dan imbalan yang tinggi

Peluang Administrasi dimasa Yang Akan Datang

Menurut riset yang telah dilakukan Peluang kerja administrasi perkantoran cukup besar. Setidaknya ada 17ribu lowongan pekerjaan untuk administrasi perkantoran sampai tahun 2022, dan gaji yang dicapai hingga $49.330/tahun. Dan lowongan ini dapat dilamar oleh non-sarjana atau setara denga lulusan SMK/SMA/Diploma. Dan lowongan sebagai staf administrasi perkantoran menduduki peringkat ke-12 untuk pekerjaan yang banyak dicari perusahaan hingga 4-7 tahun kedepan

Kesimpulan:

Jadi untuk saat ini kalian tidak perlu khawatir, karena sulitnya mencari lowongan perkerjaan. Karena lowongan pekerjaan untuk lulusan administrasi perkantoran masih banyak tersedia. Dan sekarang tugas kalian adalah menyiapkan diri untuk masa yang Akan datang agar kalian mendapat karir yang kalian inginkan.

Pesan dari kami: “Teruslah belajar dan berusaha dengan penuh semangat untuk mencapai yang telah kamu cita-citakan”.