Contoh Presentasi Makalah Peluang dan Tantangan Karir Administrasi Perkantoran Dimasa Yang Akan Datang. Part1

Karir

Karir adalah sebuah kata dari bahasa Belanda carriere adalah perkembangan dan kemajuan dalam pekerjaan seseorang. Ini juga bisa berarti jenjang dalam sebuah pekerjaan tertentu.

Karier merupakan istilah yang didefinisikan oleh Kamus Besar Bahasa Indonesia sebagai perkembangan dan kemajuan baik pada kehidupan, pekerjaan atau jabatan seseorang. Biasanya pekerjaan yang dimaksud adalah pekerjaan yang mendapatkan imbalan berupa gaji maupun uang.

Peluang

Peluang adalah harapan terjadinya suatu kejadian yang dikuantitatifkan.

Maksud kuantitatif, adalah membuat deskripsi objektif tentang fenomena terbatas dan menentukan apakah fenomena tersebut dapat dikontrol melalui beberapa intervensi. Fenomena disini maksunya adalah jumlah peluang/ kesempatan yang muncul dan bisa dimanfaatkan.

Jadi peluang dalam karir adalah harapa terjadinya suatu kejadian yang dikuantitatifkan dalam karir.

Tantangan

Tantangan adalah suatu hal atau bentuk usaha yang memiliki tujuan untuk menggugah kemampuan. Maksudnya adalah sesuatu hal yang harus dihadapi bukan dihindari karena dari tatangan itulah tujuan kita akan tercapai.

Jadi tatangan dalam karir adalah suatu bentuk usaha yang memiliki tujuan unuk menggugah kemampuan dalam tercapainya suatu tujuan dalam berkarir.

Macam-Macam Jabatan Karir Administrasi Perkantoran

1. Menejer Administrasi

Manajer administrasi memiliki tugas yang membedakannya dengan tugas manager kantor. Jika dibedakan lebih lanjut berikut ini perbedaan manajer administrasi dan manajer kantor.

·         Merencanakan konsep utama yang harus dilakukan sesuai visi dan misis perusahaan. Kemudian manajer administratif mensosialisasikannya kepada manajer kantor.

·         Melakukan pengorganisasian segenap sumber daya yang ada pada tingkatan tataran yang paling utama.

·               Membuat prosedur, teknis dan standar operasional kerja (SOP) untuk divisi/unitnya. oleh karenanya, tugas manajer kantor adalah menginformasikan konsep dasar itu kepada stafnya.

·               Membuat keputusan dalam skala internal unitnya masing-masing, sedangkakn manajer kantor tidak dapat memutuskan. Manajer kantor memberikan saran berdasarkan perkembangan data dan sumber informasi lain yang dimilikinya selama di luar dan di dalam perusahaan sehari-hari.

·               Membuat konsep pengembangan unitnya. Sedangkan manajer kantor hanya dapat mengaplikasikannya,

·               Mengawasi setiap bawahan yang berada pada jajaran unitnya masing-masing, mulai dari tingkatan manajer kantor, supervisor hingga staf. Sedangkan manajer kantor hanya mengawasi supervisor dan staf.

2.    Menejer Kantor

Manajer kantor merupakan pejabat yang berada dalam level kedua dalam perkantoran. Manajer kantor kedudukannya adalah asisten bagi top manajer. Oleh karena itu setiap devisi pasti memiliki penamaan yang sama untuk setiap pejabat seperti: manajer pemasaran, manajer keuangan, dan manajer SDM. Adanya tingkat manajer berarti menunjukkan adanya perbedaan hak dan kewajiban di dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.

Oleh karena itu, ada jenis serangkaian tugas yang mengidikasikan bahwa hal itu merupakan tugas manajer kantor. Tugas manajer kantor bersifat praktisa dan operasional. Sifat tugas tersebut merupakan pengaplikasikan dari segenap konsep/gagasan utama yang telah digariskan oleh manajer administratif. Meskipun demikian, bukan berarti level tersebut berlepas tangan dari bentuk aplikasi konkret yang akan atau telah dilaksanakan oleh manajer kantor.

Menurut The Liang Gie, seorang manajer kantor memiliki tugas yang berkaitan erat dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya seperti:

1)      kemampuan memimpin

2)      memiliki latar belakang praktik/pendidikan.

3)      kemampuan melatih

4)      kemampuan mengungkapkan diri

5)      kemampuan bersikap terbuka

6)      keingintahuan

7)      kemampuan mengembangkan kreativitas

8)      kemampuan mempertimbangkan dengan akal sehat dan bijaksana

9)      kemampuan menjual gagasan

10)   kemampuan bekerja sama

11)   sabar.

3.    Supervisor

Menurut Moekijat (1997) tugas supervisor adalah sebagai berikut:

a.     Tugas Pokok

1)      memberi perintah guna melaksanakan tugas

2)      mengawasi tugas karyawan

3)      melatih karyawan

4)      memelihara hubungan baik antar karyawan dengan bijak

b.     Tugas Pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan

1.       merencanakan pekerjaan tiap unit kerja

2.       mengontrol pekerjaan agar selesai tiap waktu

3.       menekankan ketelitian kerja pada karyawan agar efektif dan efisien

4.       mengkoordinasikan pekerjaan dengan unit kerja lainnya

5.       membagi pekerjaan secara adil dan merata sesuai gaji dan tunjangan yang diberikan

6.       mengembangkan metode baru bagi pencapaian produktivitas kerja yang baik

c.      Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan

1)      melatih pekerja sehingga mampu menyelesaikan tugas dengan baik

2)      mengembangkan sistem magang

3)      pendelegasian tanggungjawab

4)      mentolerisasi kesalahan bawahan, namun dapat menunjukkan mana dan bagaimana yang benar

5)      mendamaikan perselisihan antarkaryawan

6)      memberi teguran, pujian, dan hukuman/sanksi

7)      menerapkan disiplin kerja

d.     Tugas pengawas dalam hubungannya dengan atasan

1)      meminta daftar rekap absen dan kemudian membuat absen continous form guna aktivitas payroll

2)      melaporkan pekerjaan bawahan

3)      meminta petunjuk guna penyelesaian konflik yang ada atau meminta saran atas permasalahan yang ada.

4)      bertukan pendapat untuk kepentingan bersama

e.     Tugas penyedia atau pengawas berdasarkan fungsi-fungsi manajemen

1.       Perencanaan

1)      membuat tujuan organisasi

2)      menentukan visi dan misi

3)      membuat anggaran

4)      membuat daftar kebutuhan alat, bahan dan perlengkapan

5)      membuat sistem kerja operasi dan sebagainya

2.      Pengorganisasian

1)      menentukan tugas spesifik bawahan

2)      menentukan koordinasi dan batasan serta hak dan tanggungjawab

3)      menentukan langkah kerja

4)      menentukan metode kerja

5)      menentukan prosedur kerja

6)      menentukan sistem kerja

7)      mencanangkan etos kerja yang tinggi dan sebagainya

3.      Pengarahan

1)      memastikan personil yang tepa sesuai kebutuhan jenis pekerjaan

2)      memotivasi pekerja

3)      memberi petunjuk mana yang salah dan mana yang benar

4)      mengembalikan arah yang menyimpang kepada arah yang benar

4.       Pengawasan

1)      mengontrol anggaran

2)      mengontrol standar kerja

3)      mengontrol proses

4)      mengontrol hasil kerja

5)      mengontrol lokasi kerja

6)      mengontrol kelayakan alat kerja

7)      mengontrol hubungan antarkaryawan dan sebagainya

4.Kepala Cabang

Kepala cabang ialah pimpinan unit perusahaan nan bertugas di kantor nan jauh dan terletak di luar kota atau luar area perusahaan inti/pusat. Kantor cabang biasanya dimiliki oleh perusahaan nan cukup besar.

Tugas dari kepala cabang ialah memimpin perusahaan spesifik di cabang/area ia berada. Kepala cabang biasanya memiliki target-target eksklusif nan harus dipenuhi berkenaan dengan posisi cabangnya.

Posisi ini juga berwenang penuh dalam membuat kebijakan kantor cabangnya. Ia juga bertanggung jawab terhadap keuangan cabang, serta berkewajiban memberikan laporan kepada direksi atau pemiliki perusahaan mengenai perkembangan cabangnya.

Jika kepala cabang mempunyai prestasi baik, apalagi dapat melebihi target, maka ia biasanya dipromosikan ke kantor pusat buat menempati jawabatan nan lebih tinggi.

5.    General Affair/Bagian Umum

General affair atau sering disebut bagian generik ialah jabatan setingkat manajer nan mengurusi hal-hal generik dalam kantor/perusahaan. Seperti penataan asset, penyediaan fasilitas dan inventaris, perawatan gedung, dan sebagainya. Bagian ini membawahi bagian-bagian lain nan berfungsi menunjang kinerja perusahaan seperti staf administrasi, front office, office boy, bagian keamanan, cleaning service, dan supir.

        6. Staf Administrasi

Fungsi primer staf administrasi ialah buat mendukung kelancaran operasional perusahaan dalam layanan administrasi perkantoran, penyediaan fasilitas, serta melaksanakan kegiatan pelayanan perusahaan.

Di antara tugas keadministrasian ialah kegiatan pengarsipan, melakukan surat menyurat dan dokumentasi kegiatan. Setiap hari, staf administrasi melakukan pencatatan dan penilaian mengenai keadministrasian perusahaan dan karyawan. Staf administrasi bertugas mengelola absensi, menyediakan alat tulis kantor, membuat surat pengajuan fasilitas, dan sebagainya.

        7. Marketing

Marketing merupakan ujung tombak perusahaan. Kinerja marketing menentukan perkembangan perusahaan. Bagian ini sinkron namanya bertugas buat menjual barang atau jasa nan diproduksi oleh perusahaan kepada masyarakat.

Marketing bertanggung jawab menciptakan dan mengelola rekanan dengan konsumen. Marketing juga memiliki sasaran penjualan nan disepakati di awal dia bekerja dengan perusahaan.

Marketing perusahaan nan menghasilkan barang bertugas menjual barang secara riil kepada konsumen, biasanya dia membawa barang tersebut kepada calon pembeli. Sementara marketing perusahaan jasa menawarkan berbagai jasa nan dapat dikerjakan oleh perusahaannya kepada klien atau calon konsumen.

Selain bagian-bagian serta fungsinya di atas, masih ada lagi fungsi lain nan bisa dibentuk di sebuah perusahaan. Misalnya sekretaris, bagian ini biasanya perorangan nan ditempatkan di bagian-bagian strategis dengan intensitas dan tanggung jawab tinggi. Sekretaris dapat menjadi staf dari seorang direktur, manajer umum, manajer, dan kepala cabang.

Masih ada bagian dari struktur perusahaan nan tak disebutkan. Selain sebab adanya disparitas istilah, fungsi di atas pun masih dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Namun satu hal nan perlu diperhatikan dalam sebuah struktur perusahaan ialah efisiensi. Setiap bagian harus menunjang efektivitas kinerja perusahaan dalam pencapaian target, bukan sebaliknya malah menjadi beban sebab setiap bagian harus mendapatkan gaji dari perusahaan.

Tantangan yang dihadapi menejer

Adapun tantangan yang dihadapi oleh seorang menejer:

·   harus memiliki kompetensi yang sempurna untuk mampu mengelola semua sumber daya berwujud yang di miliki perusahaan

·   memiliki kualitas untuk memotivasi sumber daya manusia.

·   Memiliki kualitas untuk membangun hubungan positif dengan stakeholders.

·   Memiliki kualitas dan wawasan untuk menghadapi perubahan keinginan pasar.

·   memiliki kreatifitas, dan kualitas dalam memahami produk atau jasa.

Tantangan yang dihadapi supervisor

Adapun tantangan yang dihadapi oleh seorang supervisor:

·   Harus mengetahui Pengetahuan teknis terhadap pekerjaan yang dipimpinnya.

·   Harus mengetahui Ketrampilan administratif (menguasai pekerjaan administrasi, seperti             membuat laporan dll.)

·   Harus mengetahui Kemampuan menyusun rencana untuk mencapai tujuan

·   Harus mengetahui Kemampuan berhubungan dengan orang (baik di dalam maupun di luar unit kerjanya)

·   Harus mengetahui Kemampuan berhubungan dengan orang-orang yang menjadi bawahannya.

Tantangan staf administrasi

Adapun tantangan yang dihadapi oleh seorang staf administrasi:

·   Harus menjadi orang yang metodis

·   Memiliki ketelitian

·   Dapat mengurus organisasi dengan baik

·   Objektiv

·   Mengusai teknology untuk meningkatkan kinerja kerja

·   Berpengetahuan dan wawasan yang luas

·   Memiliki kecerdasan intelektual

·   Memiliki kecerdasan logika

Peluang Menjadi Menejer, Supervisor dan Staf Administrasi

1. Mempunyai kinerja yang baik

Maksudanya, adalah jika mau menjadi menejer, supervisor, atau pun staf administrasi lainnya kita harus memiliki kinerja kerja yang baik. Kinerja yang baik dapat membantu kita dipercaya oleh pimpinan dan pimpinan mampu memberikan kita tanggung jawab yanglebih besar dengan cara promosikan kita sebagai salah satu staf kantor.

2. Mempunyai jiwa berkepemimpinan

Jika kita mempunyai jiwa berkepemimpinan kita akan diperhatikan oleh pimpnan dan jika kita sudah mempunyai jiwa berkepemimpinan dalam diri kita dan didukung oleh kinerja kita tingkah laku dan sebagainya. Kita dapat diberi tanggung jawab sebagai staf kantor yang lebih tinggi

3. Disiplin

Sikap disiplin sangat penting bagi kita bukan hanya untuk mempertahankan jawabatan yang kita tanggung sekarang tapi berguna juga agar kita tetap dipercaya oleh pimpina. Dan itu berguna untuk mempertahankan karir kita ditempat kita bekerja.

Dan jika kita memliki sikap disiplin yang baik bahkan kita dapat dinaik jabatab yang lebih tinggi dari yang kita dapat saat ini.

4. Mempunyai sikap kerja keras

Sikap kerja keras haruslah ditanam sejak dini. Itu untuk mempersiapkan kita dimasa yang akan datang, agar kita tidak tertinggal dengan yang lain.

5. Menyelesaikan tugas yang diberikan tepat waktu

Jika kita menyelesaikan tugas yang diberikan kita dangan tepat waktu kita akan memdapat kepercayaan dari pimpinan. Dan kita juga dapat dipromosikan sebagai salah satu stafnya.

6. Ulet

Ulet adalah satu sikap/perilaku yang baik jika memilikinya. Dan itu berguna untuk agar kita dapat berkerja atau berkarir.

7. Berkompeten

Berkompeten itu berarti kita mempunyai kompeensi yang dapat membantu kita dalam bertugas dan dapat membantu kita dalam menghadapi pesaing sera menjawab seluruhperanyaan serta mampu membantu kita menghadapi sebuah tantangan.

Cara Menjadi Staf Administrasi Yang Profesional

Menurut Burton dkk(2000)

·         Menjadi orang yang efisien dalam mengorganisasi pekerjaan, pengelolaan waktu, menetapkan sikap yang diambil dan penyusunan prioritas kerja.

·         Memahami pemakaian software yang tepat dan dibutuhkan kantor.

·         Memahami prosedur persiapan dan proses komunikasi tertulis, membuat surat, memroses surat masuk dan keluar serta menyiapkan laporan.

·         Memahami konsep dan prosedur equipment oriented – bekerja dengan e-mail, memanfaatkan kalender elektronik, voice mail, local are network (jaringan komputer lokal), online database, dan mengerti penggunaan multimedia.

·         Memahami prosedur dan tata kerja untuk bernegosiasi dengan pelanggan maupun karyawan, baik secara bertatap muka (face to face) di kantor, dalam rapat kerja, menjawab telepon, membuat janji, dan membuat perencanaan perjalanan dinas.

·         Mengoptimalkan penggunaan otomatisasi kantor  – fotokopi, scanner, faxsimile.Memanfaatkan dengan baik sumber data yang kredibel, database maupun internet dalam menggali informasi yang dibutukan pekerjaan perkantoran.

·         Memahami filing dan records control – prosedur-prosedur filing, aturan, sistem, peralatan, hambatan dan penyimpanan.

·         Memahami jasa pelayanan bank yang berhubungan dengan prosedur kantor.

·         Mengetahui pentingnya job campaign dan cara mengumumkannya.

·         Menyadari akan adanya peluang karier dan mobilitas pekerjaan dalam kantor.

Karakteristik Profesional

— Keterampilan yang berdasar pada pengetahuan teoretis

— Asosiasi profesional

— Pendidikan yang ekstensif

— Ujian kompetensi

— Pelatihan institutional

— Lisensi

— Otonomi kerja

— Kode etik

— Mengatur diri

— Layanan publik dan altruisme

— Status dan imbalan yang tinggi

Peluang Administrasi dimasa Yang Akan Datang

Menurut riset yang telah dilakukan Peluang kerja administrasi perkantoran cukup besar. Setidaknya ada 17ribu lowongan pekerjaan untuk administrasi perkantoran sampai tahun 2022, dan gaji yang dicapai hingga $49.330/tahun. Dan lowongan ini dapat dilamar oleh non-sarjana atau setara denga lulusan SMK/SMA/Diploma. Dan lowongan sebagai staf administrasi perkantoran menduduki peringkat ke-12 untuk pekerjaan yang banyak dicari perusahaan hingga 4-7 tahun kedepan

Kesimpulan:

Jadi untuk saat ini kalian tidak perlu khawatir, karena sulitnya mencari lowongan perkerjaan. Karena lowongan pekerjaan untuk lulusan administrasi perkantoran masih banyak tersedia. Dan sekarang tugas kalian adalah menyiapkan diri untuk masa yang Akan datang agar kalian mendapat karir yang kalian inginkan.

Pesan dari kami: “Teruslah belajar dan berusaha dengan penuh semangat untuk mencapai yang telah kamu cita-citakan”.